Informativa sulla privacy

Questa informativa spiega quali dati raccoglie l'applicazione Nido d'Ape, perché li raccoglie, dove finiscono e chi può vederli. È scritta ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento europeo 2016/679 (GDPR).

L'applicazione è uno strumento di lavoro interno: la usano le maestre per registrare le presenze e i pasti, e l'amministrazione per tenere i conti delle rette. Non è destinata ai bambini e non viene usata da loro. Non è scaricabile né utilizzabile da chi non lavora nella struttura: senza un codice di attivazione consegnato dalla scuola, l'applicazione non mostra alcun dato.

Chi tratta i dati

Per qualsiasi domanda su questa informativa o per esercitare i propri diritti, ci si rivolge alla scuola all'indirizzo qui sopra.

Quali dati vengono trattati

Il bambino iscritto

• Nome, cognome e sesso
• Sezione, tipo di frequenza e data di iscrizione
• Il contrassegno dell'attaccapanni, che le maestre usano per riconoscere i più piccoli
• La presenza e il pasto, giorno per giorno

Le persone da chiamare

• Nome, relazione con il bambino (madre, padre, nonna e simili), telefono ed eventuale indirizzo email
• Uno dei contatti è indicato come principale: è quello a cui la scuola invia le comunicazioni sulle quote

La fatturazione

• Nome, codice fiscale e indirizzo di chi riceve la fattura
• Quote dovute, pasti e attività del mese, pagamenti ricevuti

Il personale

• Nome della maestra e un codice numerico personale, che serve a sapere chi ha registrato una presenza
• Identificativo del telefono attivato e data dell'ultimo accesso

Non vengono raccolti dati sanitari, fotografie dei bambini, dati di posizione, dati biometrici né alcuna informazione sulle opinioni o sulle convinzioni delle famiglie.

Perché vengono trattati

I dati del bambino e dei contatti servono a erogare il servizio educativo concordato con la famiglia all'atto dell'iscrizione, e a poter avvisare qualcuno in caso di necessità durante la giornata. La base giuridica è l'esecuzione del contratto.

I dati di fatturazione e i conteggi delle quote servono a emettere le fatture e a conservare le scritture contabili. La base giuridica è l'obbligo di legge a cui la cooperativa è soggetta.

I dati del personale servono a sapere chi ha registrato una presenza e a poter revocare un telefono smarrito. La base giuridica è il legittimo interesse della struttura a mantenere un registro attendibile.

Cosa l'applicazione non fa

• Non mostra pubblicità e non contiene spazi pubblicitari
• Non raccoglie statistiche d'uso e non usa strumenti di analisi del comportamento
• Non profila nessuno e non prende decisioni automatizzate
• Non vende, cede o condivide i dati con terzi per finalità proprie di questi ultimi
• Non traccia gli utenti tra applicazioni o siti diversi

Dove finiscono i dati

I dati sono conservati in un foglio di calcolo Google di proprietà della cooperativa, accessibile soltanto dall'account della scuola. L'applicazione non comunica direttamente con i servizi Google: parla con un unico programma intermedio, pubblicato dalla cooperativa, che legge e scrive sul foglio per suo conto.

Sul telefono della maestra resta una copia locale dei dati che servono all'appello, in modo che l'applicazione funzioni anche quando la rete della scuola non va. Quella copia si cancella disinstallando l'applicazione.

Google LLC agisce come responsabile del trattamento per la parte di archiviazione. I dati possono essere conservati su server situati anche fuori dall'Unione europea, alle condizioni previste dalle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea.

Chi può vedere i dati

• Le maestre in servizio, dai telefoni attivati dalla scuola, limitatamente all'appello e ai recapiti dei bambini
• L'amministrazione della cooperativa, dal pannello web, per le quote e i pagamenti
• Il commercialista e i sistemi di fatturazione elettronica, per i soli dati fiscali

Nessun altro. L'elenco degli indirizzi abilitati al pannello è tenuto dalla cooperativa e può essere modificato in qualsiasi momento.

Come sono protetti

Ogni telefono va attivato singolarmente con un codice consegnato di persona, valido una sola volta e per 24 ore. Il telefono riceve una chiave dedicata, conservata nel portachiavi di sistema, e quella chiave si revoca dal foglio: da quel momento il telefono non legge più nulla. Un'applicazione scaricata e non attivata non contiene alcun dato e non ha modo di ottenerne.

Il codice numerico della maestra serve a firmare le registrazioni, non a proteggere l'archivio: dopo alcuni tentativi sbagliati l'attesa cresce, e la sessione si chiude a fine giornata.

L'accesso al pannello dell'amministrazione avviene con account Google, limitato a un elenco di indirizzi autorizzati.

Per quanto tempo

I dati anagrafici e i recapiti sono conservati per tutta la durata della frequenza e per l'anno scolastico successivo, poi rimossi. I documenti contabili e le fatture sono conservati per dieci anni, come prevede la legge.

Le registrazioni di presenza degli anni passati restano leggibili, perché servono a ricostruire un conteggio se una famiglia lo chiede.

I diritti delle famiglie

Chi esercita la responsabilità genitoriale può in ogni momento chiedere alla scuola di:

• sapere quali dati sono conservati e ottenerne copia
• correggere un dato sbagliato o incompleto
• cancellare i dati non più necessari
• limitare o opporsi al trattamento
• ricevere i dati in un formato leggibile da un altro sistema

La richiesta si invia a scuoladonandrepetruccioli@gmail.com e riceve risposta entro trenta giorni. Chi ritiene che i propri dati siano trattati in modo scorretto può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, garanteprivacy.it.

Dati riferiti a minori

I dati trattati riguardano bambini di età compresa tra i tre e i sei anni. Sono forniti alla scuola da chi esercita la responsabilità genitoriale al momento dell'iscrizione, e non sono mai raccolti direttamente dai bambini: l'applicazione è usata soltanto dal personale, su dispositivi della struttura.

Modifiche

Se questa informativa cambia, la nuova versione viene pubblicata a questo indirizzo con la data di entrata in vigore aggiornata, e le famiglie iscritte ne ricevono comunicazione.